Excel, Power BI o una plataforma para tu restaurante: cuál elegir

Actualizado el 13 de octubre de 2026. Precios y funciones de Microsoft consultados en sus webs oficiales el 13/10/2026; pueden cambiar.

¿Excel, Power BI o una plataforma? La respuesta corta

Excel basta para un local con pocos datos si alguien lo actualiza cada semana. Power BI encaja cuando tienes a alguien que sepa conectar el TPV y mantener el modelo de datos. Una plataforma de hostelería como Rockstar Data encaja cuando quieres el TPV, las reservas y la contabilidad conectados, con paneles ya preparados, previsión de demanda y, según el plan, alertas, por una cuota por local.

¿Qué es cada opción?

Excel

Excel es la hoja de cálculo de Microsoft y viene incluida en los planes de Microsoft 365 para empresas, que se pagan por usuario y mes. Con Power Query (en Excel se llama «Obtener & transformar») puedes importar datos externos o conectarte a ellos, y con la Hoja de previsión puedes proyectar una serie a partir de datos históricos con fechas. En las páginas de Microsoft consultadas no aparece un panel de hostelería ya conectado a tu TPV: eso lo montas tú o alguien de tu equipo.

Power BI

Power BI es la plataforma de análisis empresarial de Microsoft. Con la cuenta gratuita creas informes en Power BI Desktop; para compartirlos, Microsoft vende licencias Pro y Premium por usuario y mes. Power BI se conecta a orígenes de datos con los conectores de Power Query, añade previsiones a los gráficos que tienen datos de tiempo, envía alertas de datos desde los paneles del servicio y tiene apps para iOS y Android. En la documentación de Power BI consultada no aparecen indicadores de hostelería ni conectores para TPV concretos: los construye tu equipo, un consultor o un partner de Microsoft Marketplace.

Plataforma de datos para hostelería

Una plataforma de datos para hostelería se conecta a los sistemas que ya usa el local (TPV, reservas, contabilidad, inventario) y te da paneles e indicadores pensados para un restaurante, un bar o una discoteca. Rockstar Data es una de ellas: se integra con TPV como Ágora, HIOPOS o Revo, entre otros, no sustituye a tu TPV y se paga por local y mes. El detalle de planes y paneles está en planes y precios.

Tabla comparativa: Excel, Power BI y Rockstar Data

Criterio	Excel	Power BI	Rockstar Data
Qué es	La hoja de cálculo de Microsoft ^a	La plataforma de análisis empresarial de Microsoft ^e	Una plataforma de inteligencia de negocio para restaurantes, discotecas y bares que se conecta a tu TPV y al resto de tus sistemas ^j
Precio publicado	Incluido en los planes de Microsoft 365 para empresas, con precio por usuario y mes (pago anual, sin IVA) en su web ^a	Cuenta gratuita para crear informes en Power BI Desktop; Pro y Premium por usuario, con precio por usuario y mes (pago anual, sin IVA) en su web ^d	Starter 49 € + IVA · Pro 99 € + IVA · Advance 149 € + IVA · Premium 199 € + IVA · Enterprise 299 € + IVA, por local y mes, sin coste de alta ni extras ^j
Modelo de precio	Por usuario ^a	Por usuario o, en Microsoft Fabric, por capacidad ^d	Por local ^j
Conexión con tus datos y tu TPV	Importa datos externos o se conecta a ellos con Power Query ^b. En la documentación consultada no aparece un conector para TPV de hostelería ^b	Se conecta a orígenes de datos con conectores de Power Query ^f. En la lista oficial de conectores de Power Query no aparecen TPV de hostelería ^r	Integraciones publicadas con los TPV Ágora, HIOPOS y Revo, entre otros, y con contabilidad, tesorería, inventario, ticketing, fidelización y marketing
Indicadores de hostelería ya preparados	No aparecen en la documentación de Excel consultada ^b ^c. Puedes crearlos tú con plantillas y fórmulas.	Power BI no los incluye según la documentación de Microsoft consultada ^e; Microsoft Marketplace lista soluciones de partners para restaurantes ^q. Puedes construirlos a medida, sin límite de áreas.	Paneles de escritorio desde Advance y 8 dashboards en Premium y Enterprise ^j
Previsión	Hoja de previsión a partir de una serie histórica con fechas, que configuras tú ^c	Previsión en el panel Análisis de los gráficos con datos de tiempo ^g	Predicción básica (proyección lineal) en todos los planes; avanzada, con clima y eventos, desde Advance ^j
Alertas	En la documentación de Excel consultada no aparecen alertas automáticas cuando cambian los datos ^b ^c	Alertas de datos en los paneles del servicio Power BI, con aviso en el centro de notificaciones y, si quieres, por correo ^h	Alertas y notificaciones desde Advance ^j; agentes informativos por WhatsApp desde Pro ^j
Móvil	Versiones web y móviles incluidas en los planes de Microsoft 365 para empresas ^a	Apps móviles para iOS y Android ⁱ	App móvil PilotStar en todos los planes; asistentes por WhatsApp desde Pro ^j
Prueba gratis	La página de planes de Microsoft 365 para empresas ofrece «Probar gratis» ^a	Cuenta gratuita, sin tarjeta de crédito ^d	PilotStar (app móvil para 1 local): 60 días gratis ^p. La plataforma para grupos no tiene prueba gratis; se ve en una demo.

Microsoft cobra por usuario y Rockstar Data por local, así que las cuotas no incluyen lo mismo. Compara también lo que hay que montar y mantener, no solo el precio de la licencia.

Fuentes de la tabla (webs oficiales; fecha y hora de consulta en Madrid):

a. Microsoft, «Precios de Microsoft 365 para empresas»: https://www.microsoft.com/es-es/microsoft-365/business/microsoft-365-plans-and-pricing · consultado el 13/10/2026.
b. Microsoft Support, «Acerca de Power Query en Excel»: https://support.microsoft.com/es-es/excel/about-power-query-in-excel · 13/10/2026.
c. Microsoft Support, «Genere una previsión en Excel para Windows»: https://support.microsoft.com/es-es/excel/create-a-forecast-in-excel-for-windows · 13/10/2026.
d. Microsoft, «Precios de Power BI»: https://www.microsoft.com/es-es/power-platform/products/power-bi/pricing · 13/10/2026.
e. Microsoft Learn, «¿Qué es Power BI?»: https://learn.microsoft.com/es-es/power-bi/fundamentals/power-bi-overview · 13/10/2026.
f. Microsoft Learn, «Orígenes de datos de Power BI»: https://learn.microsoft.com/es-es/power-bi/connect-data/power-bi-data-sources · 13/10/2026.
g. Microsoft Learn, «Panel Análisis en Power BI Desktop»: https://learn.microsoft.com/es-es/power-bi/transform-model/desktop-analytics-pane · 13/10/2026.
h. Microsoft Learn, «Alertas de datos en el servicio Power BI»: https://learn.microsoft.com/es-es/power-bi/create-reports/service-set-data-alerts · 13/10/2026.
i. Microsoft Learn, «¿Qué son las aplicaciones móviles de Power BI?»: https://learn.microsoft.com/es-es/power-bi/explore-reports/mobile/mobile-apps-for-mobile-devices · 13/10/2026.
j. Rockstar Data, «Planes»: https://www.rockstardata.ai/precio-planes/ · 13/10/2026.
p. Rockstar Data, PilotStar: Prueba PilotStar 60 días gratis · 13/10/2026.
q. Microsoft Marketplace, listado de solución de Power BI para restaurantes («Restaurant Analytics Hub»): https://marketplace.microsoft.com/en-gb/product/web-apps/intellytics.rah2018 · consultado el 13/10/2026 (SEO/GEO; no se afirma ausencia de soluciones de hostelería en dominios Microsoft).
r. Microsoft Learn, «Conectores de Power Query»: https://learn.microsoft.com/es-es/power-query/connectors/ · 13/10/2026 (0 apariciones de Square, Lightspeed, Toast, Revel, Ágora, Revo, TPV, «punto de venta», «restaur», «hostel»).

¿Cuánto cuesta cada opción?

En Excel, si tu empresa ya paga Microsoft 365 para empresas, la licencia va incluida. El coste que no sale en la factura es el tiempo de quien exporta las ventas del TPV, las pega en la hoja y revisa las fórmulas cada semana.

En Power BI, crear informes en Power BI Desktop es gratis y compartirlos exige licencias por usuario (precios de Power BI). A eso se suman las horas de quien conecta el TPV, construye el modelo de datos y lo mantiene, sea alguien de tu equipo o un consultor.

En Rockstar Data pagas una cuota por local y mes, de 49 € + IVA en Starter a 299 € + IVA en Enterprise, sin coste de alta ni extras. Lo que cambia entre planes es lo que incluyen: paneles de escritorio, alertas, previsión avanzada o asistentes por WhatsApp. Tienes el detalle en planes y precios.

No damos un total por local porque depende de cuántos usuarios necesites en Microsoft y de cuántas horas de montaje y mantenimiento haga falta, y eso cambia en cada negocio.

Cuándo elegir cada uno

¿Cuándo elegir Excel?

Elige Excel si tienes 1 local, pocos datos y alguien que lo actualiza con disciplina cada semana. Si ya pagas Microsoft 365 para empresas, no sumas licencias. El aviso llega cuando el Excel crece: más pestañas, más copias del TPV a mano y más riesgo de que un error en una fórmula se arrastre de una semana a otra.

¿Cuándo elegir Power BI?

Elige Power BI si tienes o vas a contratar a alguien que sepa de datos, quieres informes a medida de cualquier área del negocio (finanzas, compras, personal) y ya trabajas con Microsoft. Para análisis que van más allá de la hostelería, una herramienta genérica te da más libertad que una plataforma pensada para un sector.

¿Cuándo elegir una plataforma como Rockstar Data?

Elige una plataforma como Rockstar Data si tienes varios locales, no quieres construir ni mantener el modelo de datos y quieres previsión de demanda, alertas y asistentes por WhatsApp pensados para un restaurante, un bar o una discoteca. Pagas por local, no por usuario, y tu TPV se queda como está. El detalle de lo que incluye cada plan está en planes y precios.

¿Cuándo no te conviene Rockstar Data?

No te conviene si tienes 1 local y tu Excel ya está al día cada semana: pagarías por algo que ya resuelves. Tampoco si necesitas informes de áreas que no son de hostelería, como fabricación o retail: ahí Power BI te da más libertad. Y, antes de decidir, revisa que tu TPV esté entre las integraciones publicadas; si no lo está, pregúntanos antes de contratar.

Si dudas entre cambiar de TPV o conectar el que ya tienes, lee ¿Cambiar de TPV o añadir una capa de datos? Cómo decidir.

Preguntas frecuentes

¿Excel sirve para llevar los números de un restaurante?

Sí, Excel sirve para llevar los números de un restaurante con 1 local y pocos datos. El límite está en el tiempo que cuesta copiar cada semana las ventas del TPV y en los errores que se cuelan al hacerlo a mano. Con Power Query, Excel puede importar datos externos, pero la conexión con tu TPV la montas tú.

¿Power BI es gratis?

Crear informes en Power BI Desktop con una cuenta gratuita es gratis, según Microsoft. Para compartir informes, Microsoft vende licencias Pro y Premium por usuario y mes, con pago anual y sin IVA. El precio vigente está en la página de precios de Power BI.

¿Power BI se conecta solo a mi TPV?

Power BI se conecta a orígenes de datos con los conectores de Power Query. En la lista oficial de conectores de Power Query no aparecen TPV de hostelería, así que la conexión con tu TPV la configura tu equipo o un consultor, salvo que el proveedor del TPV ofrezca la suya.

¿Qué aporta una plataforma de hostelería frente a Power BI?

Una plataforma de hostelería como Rockstar Data trae integraciones con TPV del sector (Ágora, HIOPOS y Revo, entre otros), paneles e indicadores ya preparados y previsión de demanda, y se paga por local. Power BI te deja construir cualquier informe, pero el modelo de datos y la conexión con el TPV los montas tú o un consultor.

¿Cuánto cuesta Rockstar Data?

Rockstar Data cuesta 49 € + IVA (Starter), 99 € + IVA (Pro), 149 € + IVA (Advance), 199 € + IVA (Premium) o 299 € + IVA (Enterprise) por local y mes, sin coste de alta ni extras.

¿Puedo probar Rockstar Data gratis?

Puedes probar gratis PilotStar, la app móvil de Rockstar Data para bares, cafeterías y restaurantes, durante 60 días. Para grupos con varios locales, el siguiente paso es pedir una demo.

¿Cuándo es mejor Power BI que Rockstar Data?

Power BI es mejor si tienes a alguien que sepa de datos y quieres informes de cualquier área del negocio, no solo de hostelería. Rockstar Data es mejor si no quieres construir ni mantener el modelo de datos y quieres paneles de hostelería ya preparados, por una cuota por local.

¿Quieres verlo con tus datos?

Trabajan con Rockstar Data grupos y locales como La Pomada (grupo de restauración, Barcelona), Hotel Pulitzer (hotel, Barcelona), Bonöbo Group (grupo de ocio nocturno, Lleida) y Gunilla (discoteca, Madrid).

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